Dalam proses cargo import terbagi dalam dua prosedur yaitu prosedur perdokumenan dan prosedur pergudangan, Kedua proses tersebut dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan dengan lokasi yang berbeda. Prosedur perdokumenan dan prosedur pergudangan sangat berketergantungan dalam hal ini, karena proses tersebut dapat berjalan dengan adanya cargo/barang yang disertai dengan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan cargo tersebut.
Prosedur Perdokumenan
1. Acceptance
Acceptance yaitu unit yang bertugas sebagai penerimaan barang baik outgoing maupun incoming, juga bertugas untuk memberikan break down plan kepada petugas untuk mempersiapkan cargo tersebut, serta memiliki tugas untuk melakukan verifikasi dokumen sebelum menjalani proses berikutnya. Pada bagian ini data /informasi keberangkatan dan kedatangan pesawat disampaikan oleh bandara keberangkatan, bandara transit, airlines dan shipper.
Pada tahap awal ini acceptance yang bertanggung jawab melaksanakan tugasnya
dengan turun langsung ke apron untuk memulai kegiatan perdokumenan. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
- Mendapatkan inward manifest dari PDE (Pertukaran Data Elektronik) manifest.
- Pengambilan dokumen AWB dari pesawat oleh acceptance untuk dipersiapkan.
- Lembar dokumen AWB di cek pada Inward Manifest.
- Copy 4 AWB disimpan acceptance sebagai bukti, copy 2 di serahkan kepada docpros untuk consignee.
- Data AWB diinput dan dikirim ke docpros untuk DO (Delivered Order).
- Untuk cargo yang bermasalah dibuatkan CIR (Cargo Irregularity Report).
2. Docpros (Document Processing)
Docpros atau document processing adalah suatu proses dalam membuat atau menyesuaikan dokumen sebagai pendukung dan syarat pengeluaran barang. Dokumen tersebut berupa AWB (Air Way Bill) yang akan kembali diproses dan dipersiapkan.
Pada tahap kedua ini yang bertanggung jawab atas proses perdokumenan setelah acceptance menyerahkan wewenangnya dan menyelesaikan tugasnya.Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
- Dokpros mengambil AWB (Air Way Bill) dari acceptance.
- Melakukan pemberitahuan NOA (Notice Of Arrival) kepada consignee, melalui fax mengisikan lembar NOA, melalui telepon, dan E-Mail.
- Pembuatan DO (Delivered Order) sebagai surat pengantar pembayaran sewa gudang, copy putih (gapura), copy merah (bea cukai), copy biru (Kasir).
- Pembuatan SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang).
3. Pajak/Administrasi
Dalam proses administrasi adanya pembayaran atas penyewaan gudang dan biaya lain-lain yang terkait dengan kargo tersebut, yang dibayarkan oleh consignee kepada operator pergudangan pada saat pengambilan barang yang akan menghasilkan lembar faktur pajak.
Faktur pajak yaitu bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKJ) karena penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP) atau oleh Ditjen Bea dan Cukai karena impor BKP.
Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
- Pembuatan Nota Pembayaran Jasa Gudang (NPJG) berdasarkan DO.
- Pembayaran ke kasir atas sewa gudang.
- Pembuatan Faktur Pajak berdasarkan NPJG.
4. Lokasi Import
Lokasi import adalah lokasi dimana proses pengambilan barang berlangsung oleh consignee. Pada tahap ini terjadi proses penyerahan dokumen-dokumen yang telah dipersiapkan dari tahap awal perdokumenan hingga tahap terakhir.
Dokumen tersebut diserahkan sebagai syarat pengambilan barang oleh consignee. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan Stock Opname:
- Mencatat no Master AWB
- Mencatat no HAWB (House Air Way Bill)
- Mencatat Jumlah cargo
- Mencatat nama shipper/agent
- Mencatat no flight
- Melaksanakan komputerisasi / mendata pada management sistem warehousing
- Croscek daerah tujuan akhir
2. Mengeluarkan barang sesuai persyaratan dokumen yang telah di lengkapi:
- MAWB (Master Air Way Bill), bila ada House dicantumkan HAWB (House Air Way Bill)
- DO (Delivered Order)
- SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang)
- NPJG (Nota Pembayaran Jasa Gudang)
- SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran barang) dari Bea dan Cukai.
Prosedur Pergudangan.
A. GUDANG
Gudang yaitu tempat penyimpanan barang/cargo yang akan diangkut (outbound/export) maupun datang (inbound/import) melalui pesawat udara yang menggunakan dokumen penerbangan. Lokasi ini adalah tahap awal dimana barang/Cargo ditempatkan untuk melalui proses breakdown dan penempatan pada area storage di lokasi import.
B. BREAKDOWN CARGO
Breakdown Cargo adalah kegiatan pembongkaran cargo dari ULD/gerobak yang dilakukan oleh bagian kedatangan setelah Cargo tiba di gudang untuk ditempatkan pada lokasi dalam gudang sebelum Cargo tersebut diambil oleh consignee/penerima.
1. Yang perlu diperhatikan dalam breakdown adalah:
- Dibuatkan Checklist
- Packing
- Labeling
- Special shipment
- Marking
2. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut:
- Petugas mendapatkan breakdown plan dari petugas acceptance.
- Memeriksa kondisi ULD.
- Membongkar Cargo.
- Mencatat kondisi ULD, nomor ULD, kondisi segel (apabila ada), nomor MAWB dan jumlah per ULD, nomor HAWB dan jumlah per ULD, jenis, warna, dan ciri kemasan.
- Melokasikan cargo sesuai permintaan, jenis cargo, dan tujuan.
- Untuk cargo lanjut, disiapkan cargo serta dokumen untuk diproses lebih lanjut.
- Menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
- Mengirim hasil breakdown ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau e-mail.
C. LOKASI IMPOR
Lokasi impor adalah lokasi dimana proses persiapan barang/cargo berlangsung. Lokasi tersebut berhubungan langsung dengan pergudangan tempat Cargo impor disimpan pada area storage.
Import Storage, penempatan Cargo sesuai area-area yang sudah disediakan. Adapun prosesnya sebagai berikut:
- Menerima Cargo hasil proses breakdown.
- Menempatkan Cargo pada area storage/rak-rak sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan berdasarkan atas permintaan, jenis Cargo, nomor AWB, jenis komoditas, ukuran atau berat.
- Menyiapkan Cargo yang akan diserahkan kepada consignee.
dari berbagai sumber
Safrin Heruwanto