Data Protection & Security

Perlindungan dan Keamanan Data.

By Safrin Heruwanto

URAIAN TUGAS dan TANGGUNG JAWAB

Tugas dan tanggung jawab dari kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pengelolaan dan kepatuhan terhadap Undang-Undang Data Pribadi dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Menginformasikan dan Memberikan Saran kepada Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi:

• Menyediakan informasi tentang ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam Undang-Undang Data Pribadi kepada Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi.
• Memberikan saran konkret untuk memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan-ketentuan tersebut.
• Mungkin juga melibatkan penyusunan pedoman atau kebijakan internal yang sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi.

2. Memantau dan Memastikan Kepatuhan:

• Melakukan pemantauan secara berkala terhadap kepatuhan Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi terhadap Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi.
• Mengidentifikasi pelanggaran atau potensi pelanggaran terhadap peraturan dan bekerja sama dengan entitas yang bersangkutan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Memastikan bahwa semua kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

3. Memberikan Saran mengenai Penilaian Dampak Pelindungan Data Pribadi dan Memantau Kinerja:

• Memberikan panduan dalam melakukan penilaian dampak pelindungan Data Pribadi (Data Protection Impact Assessment) untuk mengidentifikasi dan mengatasi risiko terkait dengan pemrosesan data pribadi.
• Memantau pelaksanaan tindakan yang direkomendasikan dalam penilaian dampak tersebut.
• Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi dalam menjaga keamanan dan privasi data pribadi.

4. Berkoordinasi dan Bertindak sebagai Narahubung:

• Berperan sebagai perantara atau narahubung dalam isu-isu yang berkaitan dengan pemrosesan data pribadi.
• Menyediakan konsultasi kepada berbagai pihak, termasuk Pengendali Data Pribadi, Prosesor Data Pribadi, dan individu yang terpengaruh, terkait dengan mitigasi risiko, tindakan perbaikan, dan pengelolaan insiden keamanan data pribadi.
• Mengoordinasikan tanggapan terhadap pelanggaran data pribadi jika terjadi.

Undang-Undang Data Pribadi biasanya mengandung berbagai ketentuan yang harus dipatuhi oleh Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi.

Ketentuan-ketentuan tersebut dapat bervariasi dari satu negara ke negara lain, tetapi beberapa prinsip umum yang biasanya ada dalam undang-undang semacam ini meliputi:

1. Definisi Data Pribadi: Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi perlu memahami definisi data pribadi sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Data pribadi dapat mencakup informasi seperti nama, alamat, nomor identifikasi, informasi kesehatan, informasi keuangan, dan lain sebagainya.
2. Tujuan Pengumpulan Data: Undang-undang seringkali mengharuskan Pengendali Data Pribadi untuk mengumpulkan data pribadi hanya untuk tujuan yang sah dan terbatas. Data tidak boleh dikumpulkan tanpa alasan yang jelas.
3. Persetujuan: Beberapa undang-undang memerlukan persetujuan eksplisit dari individu yang data pribadinya dikumpulkan. Persetujuan ini harus diberikan secara sukarela, dan individu harus diberikan informasi yang memadai tentang bagaimana data mereka akan digunakan.
4. Transparansi: Pengendali Data Pribadi harus transparan dalam hal pengumpulan, penggunaan, dan pemrosesan data pribadi. Ini biasanya mencakup penyediaan kebijakan privasi yang jelas dan mudah dipahami kepada individu.
5. Akses dan Koreksi: Individu memiliki hak untuk mengakses data pribadi mereka yang disimpan oleh Pengendali Data Pribadi dan untuk mengoreksi data yang tidak akurat.
6. Penghapusan Data (Right to Be Forgotten): Beberapa undang-undang mengakui hak individu untuk meminta penghapusan data pribadi mereka dalam beberapa situasi tertentu.
7. Keamanan Data: Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi harus melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah dan kerusakan.
8. Laporan Pelanggaran Data: Beberapa undang-undang mewajibkan Pengendali Data Pribadi untuk memberi tahu pihak berwenang dan individu terkait jika terjadi pelanggaran keamanan data.
9. Transfer Data Antar Negara: Ketika data pribadi ditransfer antar negara, undang-undang dapat mengharuskan tindakan tambahan, seperti mengadakan kesepakatan khusus atau memastikan bahwa negara penerima memiliki tingkat perlindungan data yang memadai.
10. Dewan Perlindungan Data: Beberapa negara memiliki lembaga atau otoritas yang bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan undang-undang data pribadi dan memberikan pedoman kepada Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi.

Penting untuk dicatat bahwa persyaratan dan ketentuan yang terkandung dalam Undang-Undang Data Pribadi dapat bervariasi sangat antara negara-negara dan wilayah-wilayah hukum. Oleh karena itu, organisasi yang memproses data pribadi harus selalu memahami persyaratan yang berlaku dalam yurisdiksi tempat mereka beroperasi.

Untuk memastikan bahwa Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi mematuhi ketentuan-ketentuan dalam Undang-Undang Data Pribadi, berikut adalah beberapa saran konkret yang dapat diikuti:

1. Penyusunan Kebijakan Privasi yang Jelas:

• Buat kebijakan privasi yang jelas dan mudah dipahami yang menjelaskan bagaimana data pribadi dikumpulkan, digunakan, disimpan, dan dilindungi.
• Pastikan kebijakan ini mencakup informasi tentang hak-hak individu terkait data pribadi mereka.

2. Penyuluhan dan Pelatihan:

• Selenggarakan pelatihan kepada karyawan yang terlibat dalam pengumpulan dan pemrosesan data pribadi agar mereka memahami pentingnya dan cara mengelola data pribadi sesuai dengan peraturan.
• Edukasi kepada karyawan mengenai tindakan yang harus diambil jika ada pelanggaran data atau permintaan akses dari individu.

3. Konsultasi dengan Pakar Hukum:

• Bekerjasama dengan advokat atau ahli hukum yang berpengalaman dalam privasi data untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang yang berlaku.
• Konsultasi dengan mereka dalam hal pemrosesan data yang kompleks atau jika ada pertanyaan hukum tertentu.

4. Penilaian Dampak Pelindungan Data (DPIA):

• Lakukan Penilaian Dampak Pelindungan Data (DPIA) untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pemrosesan data pribadi.
• Tindaklanjuti rekomendasi dari DPIA dan pastikan tindakan mitigasi risiko diimplementasikan.

5. Kepatuhan dalam Pengumpulan Data:

• Pastikan bahwa data pribadi dikumpulkan hanya untuk tujuan yang sah dan diperoleh melalui persetujuan yang tepat.
• Selalu informasikan individu tentang tujuan pengumpulan data dan hak-hak mereka terkait data mereka.

6. Keamanan Data:

• Terapkan langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk melindungi data pribadi, termasuk enkripsi, kontrol akses, dan pemantauan keamanan yang teratur.
• Pastikan bahwa sistem dan infrastruktur teknologi yang digunakan telah disesuaikan dengan standar keamanan data yang relevan.

7. Penghapusan Data yang Tidak Diperlukan:

• Hapus data pribadi yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam kebijakan privasi.
• Pastikan bahwa prosedur penghapusan data dilakukan dengan aman dan sesuai dengan peraturan.

8. Pelaporan Pelanggaran Data:

• Tetapkan prosedur yang jelas untuk melaporkan dan mengatasi pelanggaran keamanan data sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku.
• Pastikan bahwa pelaporan pelanggaran data dilakukan dengan cepat dan tepat waktu.

9. Pengawasan dan Audit Internal:

• Lakukan pengawasan dan audit internal secara berkala untuk memeriksa kepatuhan terhadap kebijakan dan undang-undang data pribadi.
• Identifikasi potensi risiko dan kesalahan yang perlu diperbaiki.

10. Periode Uji Coba (Testing):

• Selenggarakan uji coba dan simulasi pelanggaran data untuk mengukur kesiapan dalam menangani situasi darurat yang mungkin timbul.
• Evaluasi hasil uji coba dan perbaiki prosedur jika diperlukan.

Penting untuk memiliki pendekatan yang holistik terhadap kepatuhan data pribadi, melibatkan seluruh organisasi dan menjadikan privasi data sebagai bagian integral dari budaya perusahaan. Selain itu, pastikan untuk selalu mengikuti perkembangan peraturan dan hukum data pribadi yang berlaku agar kebijakan dan praktik tetap relevan.

Berikut adalah contoh penyusunan pedoman atau kebijakan internal yang sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi. Kebijakan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi spesifik organisasi Anda serta peraturan yang berlaku di yurisdiksi Anda:

Kebijakan Perlindungan Data Pribadi

Tujuan:

Kebijakan ini bertujuan untuk memastikan bahwa [Nama Organisasi] mengumpulkan, mengelola, dan melindungi data pribadi sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku.

Ruang Lingkup:

Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor, mitra, dan pihak ketiga yang terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, atau pengelolaan data pribadi atas nama [Nama Organisasi].

Prinsip-Prinsip Utama:

1. Ketentuan Legal:

• Kami hanya akan mengumpulkan, menggunakan, dan memproses data pribadi jika ada dasar hukum yang sah, seperti persetujuan, pemenuhan kontrak, atau kewajiban hukum.

2. Transparansi:

• Kami akan memberikan informasi yang jelas kepada individu yang data pribadinya kami kumpulkan, termasuk tujuan pengumpulan dan hak-hak mereka terkait data mereka.

3. Pengumpulan yang Terbatas:

• Kami hanya akan mengumpulkan data pribadi yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam kebijakan ini.

4. Keamanan Data:

• Kami akan mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah atau penggunaan yang tidak sah.

5. Penghapusan Data:

• Kami akan menghapus data pribadi yang tidak lagi diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku.

6. Hak Individu:

• Kami akan menghormati hak-hak individu terkait data pribadi mereka, termasuk hak untuk mengakses, mengoreksi, atau menghapus data mereka.

7. Pelaporan Pelanggaran Data:

• Kami akan melaporkan pelanggaran keamanan data kepada otoritas yang berwenang dan individu terkait sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Prosedur dan Pedoman:

1. Pengumpulan Data Pribadi:

• Deskripsikan bagaimana data pribadi dikumpulkan, termasuk jenis data yang dikumpulkan, tujuan pengumpulan, dan cara mendapatkan persetujuan jika diperlukan.

2. Keamanan Data:

• Jelaskan langkah-langkah keamanan yang diambil untuk melindungi data pribadi, seperti enkripsi, kontrol akses, dan pemantauan keamanan.

3. Hak Individu:

• Informasikan bagaimana individu dapat menghubungi organisasi untuk mengakses, mengoreksi, atau menghapus data pribadi mereka, serta bagaimana permintaan tersebut akan ditangani.

4. Penghapusan Data:

• Terangkan prosedur untuk menghapus data pribadi yang tidak lagi diperlukan.

5. Pelaporan Pelanggaran Data:

• Jelaskan prosedur untuk melaporkan dan mengatasi pelanggaran keamanan data sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Pemeriksaan dan Perubahan Kebijakan:
Kami akan secara berkala meninjau dan memperbarui kebijakan ini sesuai dengan perkembangan peraturan perlindungan data pribadi dan praktik terbaik. Perubahan akan diumumkan kepada semua pihak yang terlibat.

Kepatuhan:
Semua karyawan, kontraktor, dan mitra diwajibkan untuk mematuhi kebijakan ini. Pelanggaran terhadap kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan disiplin atau hukum.

Tanggal Berlaku:
Kebijakan ini mulai berlaku pada [Tanggal].

[Penandatangan Kepemimpinan Organisasi]
[Tanggal]

Kebijakan ini hanya contoh dan harus disesuaikan dengan kebutuhan, ukuran, dan jenis organisasi Anda serta peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku di yurisdiksi Anda. Pastikan untuk berkonsultasi dengan ahli hukum atau konsultan privasi data untuk memastikan kebijakan Anda sesuai dengan hukum yang berlaku.

Berikut beberapa contoh persiapan pedoman atau kebijakan internal sesuai dengan regulasi perlindungan data pribadi, dalam bentuk PDF atau Word:

Regulasi Perlindungan Data Umum (GDPR) – General Data Protection Regulation (GDPR)

• Panduan Regulasi Perlindungan Data Umum (GDPR): https://cloud.google.com/privacy/gdpr oleh Kantor Komisioner Informasi (ICO)
• Pedoman Penasihat tentang Konsep-Konsep Kunci dalam Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi – Komisi Perlindungan Data Pribadi (PDPC) Singapura: https://www.pdpc.gov.sg/guidelines-and-consultation/2020/03/advisory-guidelines-on-key-concepts-in-the-personal-data-protection-act

Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Indonesia (PDP) – Indonesia Personal Data Protection Law

• Gambaran Perlindungan Data: Indonesia: https://www.dataguidance.com/notes/indonesia-data-protection-overview oleh DataGuidance
• Panduan Privasi Data: https://www.pwc.com/m1/en/services/consulting/technology/cyber-security/documents/data-privacy-handbook.pdf oleh PwC

Pedoman dan kebijakan ini memberikan panduan komprehensif tentang bagaimana mematuhi regulasi perlindungan data pribadi, termasuk:

• Apa itu data pribadi dan bagaimana cara mengumpulkannya, memprosesnya, dan menyimpannya
• Hak-hak subjek data terhadap data pribadi mereka
• Cara menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi data pribadi
• Cara menangani pelanggaran data

Organisasi dapat menggunakan pedoman dan kebijakan ini sebagai titik awal untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur internal mereka sendiri. Penting untuk diingat bahwa pedoman dan kebijakan ini bukan solusi satu ukuran cocok untuk semua. Organisasi harus menyesuaikan kebijakan mereka dengan kebutuhan khusus dan jenis data pribadi yang mereka kumpulkan dan proses.

Berikut beberapa tips tambahan untuk mempersiapkan pedoman atau kebijakan internal sesuai dengan regulasi perlindungan data pribadi:

Melibatkan Pihak-pihak Terkait di Seluruh Organisasi. Perlindungan data pribadi adalah tanggung jawab semua orang, jadi penting melibatkan pihak-pihak terkait dari berbagai departemen dalam pengembangan pedoman dan kebijakan Anda. Ini akan membantu memastikan bahwa kebijakan tersebut komprehensif dan praktis, serta mengatasi kebutuhan semua karyawan.

Melakukan Latihan Pemetaan Data. Sebelum Anda dapat mengembangkan kebijakan dan prosedur yang efektif, Anda perlu memahami data pribadi yang dikumpulkan dan diproses oleh organisasi Anda, serta bagaimana penggunaannya. Melakukan latihan pemetaan data akan membantu Anda mengidentifikasi berbagai jenis data pribadi yang dikumpulkan oleh organisasi Anda, cara pengumpulan, penggunaannya, dan siapa yang memiliki akses ke data tersebut.

Mempertimbangkan Kebutuhan Subjek Data Anda. Saat mengembangkan pedoman dan kebijakan Anda, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan subjek data Anda. Informasi apa yang perlu mereka ketahui tentang bagaimana data pribadi mereka dikumpulkan dan digunakan? Hak apa yang mereka miliki terhadap data pribadi mereka? Pedoman dan kebijakan Anda harus menjawab pertanyaan ini dengan jelas dan ringkas.

Mengupdate Kebijakan Anda Secara Berkala. Regulasi perlindungan data pribadi terus berkembang, sehingga penting untuk mengupdate kebijakan Anda sesuai dengan perubahan terbaru. Anda juga harus meninjau kebijakan Anda secara berkala untuk memastikan bahwa mereka masih efektif dan sesuai untuk kebutuhan organisasi Anda.

Setelah Anda mengembangkan pedoman dan kebijakan Anda, penting untuk mengkomunikasikannya kepada semua karyawan dan melatih mereka tentang cara mematuhinya. Anda juga harus memiliki proses untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur Anda.

Berikut adalah uraian kegiatan pemantauan dan memastikan kepatuhan dalam konteks perusahaan pertambangan minyak dan gas bumi beserta contoh kasusnya:

1. Melakukan Pemantauan Secara Berkala Terhadap Kepatuhan:

Uraian: Dalam perusahaan pertambangan minyak dan gas bumi, Manajer Kepatuhan Data Pribadi secara berkala memeriksa apakah Pengendali Data Pribadi (seperti departemen pengolahan data geologi atau data karyawan) dan Prosesor Data Pribadi (seperti penyedia layanan jasa data analitik) mematuhi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi. Pemeriksaan ini mencakup peninjauan kebijakan, prosedur, dan praktik pengelolaan data pribadi dalam operasi perusahaan.

Contoh Kasus: Manajer Kepatuhan Data Pribadi meninjau departemen pengolahan data geologi dan menemukan bahwa mereka telah mengumpulkan data geologi dari wilayah yang memiliki regulasi ketat terkait dengan penggunaan data lingkungan. Namun, penggunaan data ini tidak sesuai dengan ketentuan peraturan, dan departemen tersebut perlu mengkaji kembali praktik mereka agar sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

2. Mengidentifikasi Pelanggaran atau Potensi Pelanggaran:

Uraian: Manajer Kepatuhan Data Pribadi bertugas untuk mengidentifikasi pelanggaran atau potensi pelanggaran terhadap peraturan perlindungan data pribadi di perusahaan. Ini mencakup peninjauan laporan insiden keamanan data, pengaduan, atau hasil audit yang menunjukkan adanya masalah kepatuhan.

Contoh Kasus: Selama audit keamanan data, Manajer Kepatuhan Data Pribadi menemukan bahwa beberapa data geologi sensitif telah dibagikan dengan pihak ketiga tanpa persetujuan yang diperlukan. Hal ini merupakan pelanggaran serius terhadap peraturan perlindungan data pribadi. Dia segera berkoordinasi dengan departemen yang terlibat untuk menghentikan pengiriman data tersebut dan memberlakukan prosedur yang benar untuk persetujuan.

3. Memastikan Kebijakan dan Prosedur Sesuai:

Uraian: Manajer Kepatuhan Data Pribadi memastikan bahwa semua kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi sesuai dengan undang-undang perlindungan data yang berlaku. Ini mencakup mengidentifikasi kebijakan yang perlu diperbarui atau disesuaikan dengan perubahan regulasi dan memastikan bahwa semua bagian organisasi memahami dan mematuhi kebijakan tersebut.

Contoh Kasus: Setelah perubahan regulasi perlindungan data pribadi dalam industri minyak dan gas bumi, Manajer Kepatuhan Data Pribadi mengidentifikasi bahwa kebijakan mengenai pengolahan data geologi perlu diperbarui agar sesuai dengan peraturan baru. Dia berkoordinasi dengan departemen yang relevan untuk menyusun kebijakan yang diperbarui dan memberikan pelatihan kepada karyawan agar mereka memahami perubahan tersebut.

Dalam semua kasus di atas, Manajer Kepatuhan Data Pribadi memainkan peran penting dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap regulasi perlindungan data pribadi, mengidentifikasi pelanggaran atau potensi pelanggaran, dan memastikan kebijakan dan prosedur yang sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Ini membantu perusahaan menjaga privasi dan keamanan data pribadi serta menghindari sanksi hukum yang dapat timbul akibat pelanggaran kepatuhan.

Berikut Uraian Kegiatan Melakukan Penilaian Dampak Pelindungan Data Pribadi:

1. Memberikan Saran dalam Melakukan Penilaian Dampak Pelindungan Data Pribadi (DPIA):

Uraian: Dalam perusahaan pertambangan minyak dan gas bumi, Manajer Kepatuhan Data Pribadi memiliki peran dalam memberikan saran dan dukungan dalam melakukan Penilaian Dampak Pelindungan Data Pribadi (DPIA). DPIA adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menilai potensi risiko yang terkait dengan pemrosesan data pribadi.

Contoh Kasus: Sebuah perusahaan telah merencanakan untuk mengimplementasikan sistem baru untuk mengelola data geologi yang mencakup data pribadi karyawan yang bekerja di lapangan. Manajer Kepatuhan Data Pribadi dilibatkan untuk memberikan saran dalam melakukan DPIA. Setelah berkolaborasi dengan tim teknis dan keamanan data, mereka mengidentifikasi bahwa risiko utama adalah pelanggaran data dan akses yang tidak sah terhadap data geologi sensitif. Solusinya adalah menerapkan enkripsi data, kontrol akses yang ketat, dan prosedur pemantauan untuk mengurangi risiko ini.

2. Memantau Pelaksanaan Tindakan yang Direkomendasikan dalam DPIA:

Uraian: Setelah DPIA selesai dan rekomendasi mitigasi risiko telah diberikan, Manajer Kepatuhan Data Pribadi bertanggung jawab untuk memantau pelaksanaan tindakan yang direkomendasikan. Ini melibatkan pemantauan untuk memastikan bahwa semua tindakan telah diterapkan dengan baik dan bahwa risiko telah dikelola sesuai dengan rencana.

Contoh Kasus: Setelah DPIA dilakukan, tindakan mitigasi risiko yang direkomendasikan termasuk pelaksanaan pelatihan karyawan tentang keamanan data, pengembangan kebijakan penyimpanan data yang aman, dan pelaksanaan sistem pemantauan akses. Manajer Kepatuhan Data Pribadi memantau pelaksanaan ini dan menemukan bahwa beberapa karyawan belum menjalani pelatihan. Solusinya adalah mengidentifikasi karyawan yang belum mengikuti pelatihan dan menyelenggarakan pelatihan tambahan, serta memastikan kebijakan penyimpanan data yang aman diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi.

Dalam kedua contoh di atas, Manajer Kepatuhan Data Pribadi berperan penting dalam mengidentifikasi risiko terkait dengan pemrosesan data pribadi melalui DPIA, memberikan saran untuk mengurangi risiko, dan memantau pelaksanaan tindakan mitigasi risiko yang direkomendasikan. Hal ini membantu organisasi dalam menjaga privasi dan keamanan data pribadi serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data pribadi yang berlaku.

Berikut uraian kegiatan Berkordinasi dan bertindak sebagai narahubung:

1. Berperan sebagai Perantara atau Narahubung dalam Isu-Isu yang Berkaitan dengan Pemrosesan Data Pribadi:

Uraian: Manajer Kepatuhan Data Pribadi dalam perusahaan pertambangan minyak dan gas bumi memiliki peran penting sebagai perantara atau narahubung dalam isu-isu yang berkaitan dengan pemrosesan data pribadi. Ini mencakup berkomunikasi antara berbagai pihak dalam organisasi yang terlibat dalam pengelolaan data pribadi, seperti Pengendali Data Pribadi, Prosesor Data Pribadi, departemen keamanan, dan departemen yang mengelola data.

Contoh Kasus: Terjadi perbedaan pendapat antara departemen pengolahan data geologi dan departemen keamanan data tentang tingkat akses yang seharusnya diberikan kepada karyawan yang bekerja di lapangan. Manajer Kepatuhan Data Pribadi berperan sebagai perantara untuk membantu mencapai kesepakatan yang memenuhi kebutuhan kedua departemen sambil mematuhi peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku.

2. Menyediakan Konsultasi kepada Berbagai Pihak:

Uraian: Manajer Kepatuhan Data Pribadi memberikan konsultasi kepada berbagai pihak dalam organisasi, termasuk Pengendali Data Pribadi, Prosesor Data Pribadi, dan individu yang terpengaruh, terkait dengan mitigasi risiko, tindakan perbaikan, dan pengelolaan insiden keamanan data pribadi. Mereka membantu dalam merancang dan menerapkan strategi untuk melindungi data pribadi dan mengatasi masalah yang muncul.

Contoh Kasus: Terdapat kebocoran data pribadi karyawan yang disebabkan oleh serangan siber. Manajer Kepatuhan Data Pribadi memberikan konsultasi kepada departemen keamanan dan departemen TI tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mengidentifikasi sumber pelanggaran, menghentikan akses yang tidak sah, memberi tahu individu yang terpengaruh, dan memperbaiki kelemahan sistem untuk mencegah insiden serupa di masa depan.

3. Mengoordinasikan Tanggapan terhadap Pelanggaran Data Pribadi:

Uraian: Manajer Kepatuhan Data Pribadi juga memiliki tanggung jawab dalam mengoordinasikan tanggapan terhadap pelanggaran data pribadi jika terjadi. Mereka memastikan bahwa prosedur yang tepat diikuti, tim yang relevan terlibat, dan langkah-langkah yang diperlukan diambil untuk melindungi data pribadi dan mematuhi ketentuan hukum yang berlaku.

Contoh Kasus: Organisasi mengalami pelanggaran data yang mengakibatkan akses yang tidak sah ke data pribadi karyawan. Manajer Kepatuhan Data Pribadi segera mengoordinasikan respons dengan departemen keamanan, departemen hukum, dan departemen komunikasi. Mereka memastikan bahwa insiden dilaporkan kepada otoritas yang berwenang sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi dan bahwa tindakan pemulihan dan perbaikan diambil untuk mengurangi dampak pelanggaran ini.

Dalam semua kegiatan di atas, Manajer Kepatuhan Data Pribadi memiliki peran penting dalam menjaga koordinasi, memberikan konsultasi, dan memastikan pematuhan serta pengelolaan insiden data pribadi yang efektif. Hal ini membantu organisasi dalam menjaga privasi dan keamanan data pribadi serta menjawab dengan cepat terhadap situasi darurat yang berkaitan dengan data pribadi.